Regler

Regler i Einherjerne

Følgende er interne regler og politikker vedtaget af bestyrelsen i Einherjerne. De kan ændres af siddende eller fremtidige bestyrelser.

Kun fulde medlemmer af foreningen må være arrangør og afholde faste aktiviteter. Er man flere ansvarlige for den samme aktivitet, skal blot én være fuldt medlem dog.

Brug af lokalerne

Som aktivitetsarrangør er der nogle retningslinjer man skal følge for, at vi alle kan benytte foreningens lokaler:

Ved åbning

  1. Udfyld en lokaleseddel (ligger i pulten). Notér dato, klokkeslæt, arrangement, ansvarlig og nøglenummer.
  2. Lokalenøglen skal ALTID sidde i klemme ved lokalesedlen, så ingen tager den med.
  3. Går noget af foreningens inventar i stykker, tag et billede og send det til bestyrelsesmailen.

Ved lukning

  1. Ryd op og gør rent: gulv støvsuges/fejes, borde tørres af, service vaskes op, toiletter tjekkes, skrald tømmes og sorteres.
  2. Tag egne madvarer med fra køleskabet.
  3. Afslut lokalesedlen med navn, tidspunkt og nøglenummer.
  4. Lås af og sørg for at lokalenøglen kommer tilbage på plads.

Jf. vedtægternes § 7, stk. 5, kan medlemmer ikke anvende foreningens navn i forbindelse med arrangementer uden bestyrelsens godkendelse.

For at et scenarie kan godkendes, skal følgende være opfyldt:

  1. Arrangørgruppen skal godkendes af bestyrelsen, med en udpeget hovedansvarlig og en økonomiansvarlig.
  2. Den hovedansvarlige skal aflevere børneattester for hele arrangørgruppen til formanden.
  3. Bestyrelsen skal godkende et budget for scenariet på et bestyrelsesmøde. Budgettet skal som udgangspunkt laves i tre udgaver: ét med det forventede antal spillere, ét med færre og ét med flere (kan undlades hvis der er et realistisk maksimum). Budgettet må ikke medregne fondsmidler eller puljer, man har søgt eller forventer at søge. Der skal afsættes 10 % til uforudsete udgifter og 5 % af indtægterne til dækning af indirekte omkostninger. Lige efter sidste tilmeldingsdato skal et opdateret budget afleveres til bestyrelsen.
  4. Arrangementet skal føre økonomi over en foreningskonto.
  5. Der skal foreligge en lejekontrakt på den valgte lokation, fremlagt på et bestyrelsesmøde. Det opfordres til, at kontrakten underskrives af bestyrelsen og ikke af arrangørgruppen selv.

Som godkendt Einherjerne-scenarie har man som udgangspunkt ret til at benytte foreningens ressourcer, så længe det koordineres med andre scenarier, den daglige drift og bestyrelsen. Der kan søges om opstartslån hos bestyrelsen. Einherjerne yder som udgangspunkt underskudsgaranti til godkendte scenarier, så længe de godkendte budgetter overholdes.

Bestyrelsen har pligt til at ansøge om aktivitetsstøtte ved kommunen og indsende afrapportering til Bifrost/DUF.

Bestyrelsen har ansvar for at der afholdes ordinær generalforsamling i januar eller februar måned.

Bestyrelsesmøder
Til bestyrelsesmøder må deltagere tage 2 drikkevarer uden omkostning.
Bifrosts generalforsamling
Til Bifrosts årlige generalforsamling giver foreningen 2 kasser øl til de deltagende foreningsrepræsentanter.
Større arbejdsopgaver
Hvis medlemmer udfører store arbejdsopgaver for foreningen, dækker foreningen for forplejning som tak. Det kan f.eks. være administrative opgaver der tager hele eftermiddagen eller aftenen, som klargørelse af dokumenter til aktivitetsstøtteansøgningen, andre indrapporteringer eller fondsøgninger. Der er ikke et fast beløb, men bestyrelsen opfordrer til at man er fair og ikke køber dyr mad.
Arbejdsdage
Til arbejdsdage i foreningen vil der være gratis mad og drikke til deltagerne. Det kan f.eks. være Op- eller Ud-dage, bunkerbyggedage o.l. Det vil på forhånd blive meldt ud, at der er mad til deltagerne.

Følgende retningslinjer gælder, når der er modtaget klage om et medlem, eller et medlem har opført sig uhensigtsmæssigt eller i strid med foreningens regler:

Fase 1: Dialog om situationen.

Fase 2: (ved fortsatte klager eller regelstridig opførsel): Første skriftlige advarsel.

Fase 3: (ved fortsatte klager eller regelstridig opførsel): Karantæne med stigende konsekvens:

  • Første gang: 3 måneders karantæne
  • Anden gang: 1 års karantæne
  • Tredje gang: Permanent karantæne

For hver klage der modtages efter en karantæne, øges konsekvensen.

Arrangører af faste aktiviteter har ret til at give karantæne til medlemmer, der har modtaget en skriftlig advarsel jf. ovenstående, for enten dårlig opførsel eller farligt spil/kamp der kunne forvolde personskade. Man kan altid bede om en samtale med den relevante arrangør samt én fra bestyrelsen, når der er tale om karantæne. Hvis man efter sin karantæne fortsat ikke tilpasser sig, kan arrangøren bringe det op for bestyrelsen, som tager stilling til den videre proces.

I udgangspunktet er det kun medlemmer af foreningen som har adgang til foreningslokalerne.

Frivillige der ikke er medlem
Arrangører af faste aktiviteter kan indstille frivillige til særskilt adgang i lokalerne, selv om den frivillige ikke er medlem. Arrangøren bærer ansvaret for den frivilliges adfærd og gerninger i lokalerne. Den frivillige skal udfylde en lokaleseddel ved hvert besøg og må kun bruge lokalerne i forbindelse med udførelsen af sit frivillige arbejde. Den frivillige skal indstilles til bestyrelsen som derefter vurderer sagen. Hvert år skal hver sag genvurderes.

Alle foreningsmedlemmer kan få oprettet en personlig pinkode til værkstedets nøgleboks.

Send en mail til mail@einherjerne.dk med dit navn og ønsket pinkode på 4-9 cifre.

Når der gives gaver på vegne af foreningen, må der ikke gives pengegaver eller gratis medlemskaber.

Læs foreningens regler ift. udlån og udlejning her: https://einherjerne.dk/udlejning-og-events/udlejningsregler/

Læs foreningens regler og retningslinjer ift. at arrangere en foreningstur til Krigslive: https://einherjerne.dk/live-rollespil/krigslive/