Udlejningsregler
Einherjerne råder over en række udstyr, som kan lejes. Dette kan eksempelvis være telte, trailer, borde/bænkesæt, våben/skjolde, figurterræn eller andet materiel. Foreningens egne arrangementer har altid førsteprioritet til foreningens udstyr. Det er vigtigt at understrege, at udlejning ikke er en central aktivitet i Einherjerne, og de følgende retningslinjer er udarbejdet for at minimere arbejdsbyrden og besværet ved udlejning.
Hvem kan leje?
Foreningen vil primært udleje udstyr til non-profit arrangementer, der er i overensstemmelse med foreningens formål, såsom rollespil, middelalderaktiviteter, figurspilsturneringer og lignende. Dette gælder både for medlemmer og ikke-medlemmer. Lejeanmodninger fra medlemmer vil blive prioriteret højere en fra ikke-medlemmer.
I særlige tilfælde kan der gives tilladelse til at leje udstyr til medlemmer til andre formål.
Foreningen udlejer i udgangspunktet ikke til kommercielle arrangementer eller aktiviteter uden for foreningens interesseområde. Der er dog undtagelser, såsom at vi gerne udlejer vores udvalg af NERF-guns til det meste.
Alle lejeanmodninger skal godkendes på et bestyrelsesmøde. Disse ligger primært ligger den sidste onsdag hver måned, så forvent ikke svar før dette er afholdt. Tjek vores aktivitetskalender for at se dato for næste møde. Hvis bestyrelsesmødet ikke kan nås inden for tidsfristen, vil anmodningen blive afvist. Er dit lejeformål ikke non-profit eller kan det ikke ses i vores formålsparagraf, kan behandlingstiden være længere.
Ansøgningsfrist
Alle lejeanmodninger skal sendes mindst to uger inden den ønskede afhentningsdato.Vi er en frivillig forening, og holder ikke øje med vores mailindbakke på daglig basis, så forvent ikke øjeblikkeligt svar.
Anmodninger, der sendes senere end to uger før ønsket leje, vil blive afvist. Vi ønsker ikke at bruge vores ressourcer på hastesager, da udlejning ikke er en af foreningens kerneaktiviteter.
Hvad koster det?
Der er fastsat standardpriser for ofte udlejede genstande, således at slid og vedligeholdelse dækkes. For sjældent udlejede genstande fastsætter bestyrelsen prisen ved et møde. Derudover påtager lejeren sig erstatningspligt og har ansvaret for eventuelle skader eller hvis udstyret bliver væk under brug. Dette betyder de skal betale genanskaffelsesprisen, hvis noget ødelægges eller forsvinder – “you break it, you buy it”.
Lejes udstyr såsom telte, kan der være et krav om, at foreningen skal sende en opsætter med, for at sikre, at vores telte sættes op korrekt. Disse skal aflønnes af udlejer for deres tid. Er der ingen opsættere fra foreningen ledig, vil lejeanmodningen blive afvist.
Afhentning og returnering
Alt udstyr, der lejes, skal afhentes og afleveres af en person udpeget af bestyrelsen. Lejeren må ikke selv hente eller returnere udstyret. Dette sikrer, at alt udstyr er i god stand både ved afhentning og returnering, samt at det blev opbevaret korrekt.
For at dokumentere det udlejedes stand, vil der blive taget billeder ved afhentning. Ved returnering vil billederne bruges til at gennemgå det udlejedes stand. Almindelig slitage vil blive taget i betragtning. Ved returnering forventes det, at det udlejede er blevet rengjort og tørret. Telte eller ligende udstyr kan IKKE tørres i lokalerne.
Hvis bestyrelsen ikke kan finde en person til at håndtere udlevering og returnering på et tidspunkt, der passer lejeren, vil lejeanmodningen blive afvist.
Ved afhentning skal følgende lejekontrakt udfyldes:
Hvordan lejer jeg?
Udfyld udlejningsformularen ved at klikken på følgende knap:
Indeholder formularen ikke det du ønsker at leje, kan du kontakt bestyrelsen på mail@einherjerne.dk, og beskriv hvad du skal leje, hvad formålet er og hvornår du skal bruge det.