Bliv arrangør i Einherjerne
At være arrangør hos Einherjerne betyder, at du får det overordnede ansvar for at skabe og lede dine egne rollespilsscenerier og aktiviteter, fra idéudvikling til gennemførelse. Hos os får du mulighed for at udleve dine kreative visioner, samtidig med at du kan få støtte fra erfarne arrangører og bestyrelsen, som vil hjælpe dig med at realisere dine planer.
I Einherjerne har vi over 30 års erfaring med at afholde rollespilsarrangementer med alt imellem 40-450 deltagere, og vi har en stor række ressourcer tilgængelig som kan hjælpe.
Så hvis du vil have bygget en by eller holde et middagsselskab, er foreningen klar til at hjælpe gøre din ide til virkelighed.
Hvad indebærer det at være arrangør?
Har du en ide til et fedt rollespil og har brug for hjælp til at føre det ud i livet?
For at kunne blive godkendt som arrangør hos Einherjerne stilles der en række krav og forventninger til dig og dit arrangement:
- Du skal være medlem af foreningen
- Som arrangør er du en repræsentant for foreningen og du skal vise foreningens værdier og stå inde for vores holdninger.
For at et scenarie kan godkendes af Einherjernes bestyrelse, skal følgende regler og procedurer overholdes, i henhold til § 7, stk. 5 i vedtægterne, der fastslår, at medlemmer ikke kan anvende foreningens navn uden bestyrelsens godkendelse.
Hvordan kommer jeg i gang?
Du har en ide til et koncept, og måske nogle tanker om hvordan det skal afholdes, men har ingen erfaring i spildesign og praktisk afholdelse. Du kan kontakte vores bestyrelse og så vil vi hjertens gerne afsætte tid til at udvikle på din ide og føre den til realisering.
Du er mere eller mindre i mål med dit arrangement og du har en medarrangør, men du har nogle få konkrete økonomiske og praktiske udfordringer? Mangler du erfaring med at skaffe en passende lokation? Har du brug for hjælp til at lægge et budget? Har du styr på din madplan og indkøb? Mangler du in-game props eller service? Så vil bestyrelsen arbejde på at få godkendt dit projekt.
Er du klar til at tage ansvar og blive arrangør hos Einherjerne?
Tøv ikke med at kontakte os på mail@einherjerne.dk, hvis du har spørgsmål eller vil høre mere om mulighederne for at skabe dit eget scenarie eller event.
Hvilken støtte får du som arrangør?
Einherjerne tilbyder en række ressourcer og støtte til arrangører:
Igennem Einherjerne kan du få følgende støtte til dit arrangements økonomi:
- Du får adgang til en bankkonto, betalingskort og MobilePay der kan benyttes til arrangementet. Ved I anvendelse af bankkonto eller betalingskort, hæfter arrangørerne personligt for udokumenterede udgifter, ihenhold til § 7, stk. 7 i vedtægterne. Alle udgifter og gebyrer forbundet med konto eller brugen af et betalingskort, hører under det pågældende arrangements regnskab og betales derfor af arrangementet.
- Du kan få tilskud til dit arrangement, bl.a. fra foreningens aktivitetspulje eller et yderligere tilskud. Dette kan hjælpe dig med at afholde større eller dyrere arrangementer.
- Einherjerne giver dig underskudsgaranti ved overholdt budget. Dette betyder, at du har økonomisk rygdækning til dit arrangement hvis der sker et uforudset og dyrt uheld, og arrangementets overskud ikke kan dække udgiften. Skyldes udgiften at det godkendte budget ikke er overholdt, frafalder denne garanti.
- Hjælp til fondsansøgning. Hvis du vil søge fonde for at få finansieret dele af dit arrangement, kan Einherjerne hjælpe dig med at skrive ansøgningen og indsende den på vegne af dig. Igennem en forening vil din ansøgning stå stærkere.
- Da Einherjerne er medlem af Bifrost, vil dit arrangement være dækket af Bifrosts arbejdsskadeforsikring og erhversskadeforsikring. Læs mere om hvad de dækker her: https://landsforeningenbifrost.dk/forsikringer/
Du får adgang til foreningens lager af telte, MARK-huse, kulisser, rekvisitter og kostumer, som du kan låne til dit arrangement. Vi har et stort udvalg af materialer, der kan genbruges fra tidligere events. Hvis du har brug for specifikt udstyr, kan vi også hjælpe med at anskaffe det – forudsat at det vil have vedvarende værdi for foreningen.
Vi tilbyder hjælp med lokaler, transport og opstilling af faciliteter. Hvis dit arrangement kræver specielle lokaler, kan vi hjælpe med at booke kommunale lokaler eller foreningslokaler, som du kan bruge. Dette gør det lettere for dig at få adgang til de nødvendige faciliteter uden at skulle stå for alting selv.
Einherjerne kan hjælpe dig med at finde den rigtige lokation til dit arrangement. Vi stiller vores egne faciliteter til rådighed, og giver dig mulighed for at låne forskellige faciliteter i Aarhus Kommune til planlægning af dit arrangement. Da Einherjerne er en folkeoplysende forening kan vi låne kommunale lokaler helt gratis. Dette kan være byens Frivillighuse, skoler eller andre lokaler. Hvis du har behov for særlige lokaler eller lokation, kan vi også prøve at hjælpe med at leje eksterne steder gennem foreningens netværk.
Som arrangør hos Einherjerne får du adgang til foreningens PR-kanaler, så du kan promovere dit arrangement. Dette inkluderer foreningens hjemmeside, sociale medier og muligheden for at uddele flyers og materialer i vores lokaler. Vi hjælper dig med at nå ud til vores medlemmer og potentielle deltagere.
For at få godkendt et scenarie skal følgende fem punkter være opfyldt:
Det skal være klart, hvem der er hovedansvarlig og økonomiansvarlig i arrangørgruppen.
Den hovedansvarlige skal aflevere børneattester på alle medlemmer af arrangørgruppen til formanden for Einherjerne.
Einherjernes bestyrelse skal godkende et detaljeret budget for scenariet. Budgettet skal som udgangspunkt være lavet i tre versioner: ét med et realistisk deltagerantal, ét med færre deltagere og ét med flere deltagere. Hvis der er et fast deltagerantal, kan det ekstra budget med flere spillere undlades. Budgettet skal ikke inkludere fondsmidler eller andre midler, der endnu ikke er bevilget. Der skal også afsættes 10 % af budgettet til uforudsete udgifter og 5 % af indtægterne til dækning af indirekte omkostninger. Et opdateret budget skal afleveres lige efter sidste tilmeldingsdato.
Arrangementet skal føre økonomi over en Foreningskonto. Dette sikrer, at alle økonomiske transaktioner er gennemsigtige og kan dokumenteres.
Der skal foreligge en lejekontrakt for det sted, hvor scenariet afholdes. Det anbefales, at kontrakten underskrives af Einherjernes bestyrelse og ikke arrangørgruppen alene.
Når et scenarie er godkendt, har arrangørgruppen ret til at benytte Einherjernes ressourcer, så længe det koordineres med andre scenarier og den daglige drift af foreningen. Der kan også søges om opstartslån fra Einherjernes bestyrelse.
Foreningen ønsker, at et arrangements økonomi går i nul. Forventes et overskud, opfordrer vi til at det bruges løbende til luksusgoder for arrangements deltagere og frivillige. Et eventuelt overskud vil gå til foreningen.