Bliv arrangør
Har du en idé til et rollespil, og mangler du hjælp til at føre den ud i livet? Som arrangør får du det overordnede ansvar for dit eget arrangement, fra idé til afvikling, og du har erfarne arrangører og bestyrelsen i ryggen hele vejen.
Hvad vil det sige at være arrangør?
Du udvikler idéen, samler en arrangørgruppe og står for afviklingen. Foreningen stiller økonomi, materialer, lokaler og PR til rådighed, så du ikke skal bygge alting op fra bunden.
Einherjerne har over 30 års erfaring med rollespilsarrangementer for mellem 40 og 450 deltagere. Vil du bygge en by eller holde et middagsselskab, har vi sandsynligvis prøvet noget, der ligner.
Du behøver ikke have styr på det hele
De fleste henvender sig et af to steder i processen. Begge dele er en fin grund til at skrive til os.
Du har en løs idé
Du har et koncept og måske nogle tanker om, hvordan det skal afholdes, men ingen erfaring med spildesign eller praktisk afvikling.
Skriv til bestyrelsen. Vi sætter gerne tid af til at udvikle idéen sammen med dig og finde ud af, hvad der skal til for at føre den ud i livet.
Du har en konkret idé
Du er mere eller mindre i mål og har en medarrangør, men står med nogle konkrete udfordringer. Måske mangler du en lokation, hjælp til budgettet, styr på madplanen eller rekvisitter.
Så arbejder bestyrelsen på at få projektet godkendt og på at løse de knuder, der er tilbage.
Sådan støtter foreningen dig
Fra idé til afvikling
Fold ud og se, hvad der ligger i hver opgave. Du vælger op til tre, når du melder dig som frivillig.
Hvad du forpligter dig til
Du skal være medlem af foreningen
Medlemskab er en forudsætning for at blive godkendt som arrangør. Bliv medlem
Du repræsenterer foreningen udadtil
Som arrangør er du foreningens ansigt. Du skal vise foreningens værdier og kunne stå inde for vores holdninger.
Foreningens navn må ikke bruges uden bestyrelsens godkendelse, jævnfør § 7, stk. 5 i vedtægterne. Læs vedtægterne
Arrangørgruppen skal godkendes af bestyrelsen
Det skal være klart, hvem der er hovedansvarlig, og hvem der er økonomiansvarlig i gruppen.
Der skal indhentes børneattester på hele arrangørgruppen
Foreningens formand skal indhente børneattester på arrangørgruppen.
Bestyrelsen skal godkende et detaljeret budget i tre versioner
Der skal udarbejdet tre budgettet: ét budget med et realistisk deltagerantal, ét med færre deltagere og ét med flere. Er deltagerantallet fast, kan versionen med flere deltagere udelades.
Budgettet må ikke indeholde fondsmidler eller andre midler, der endnu ikke er bevilget.
Der skal afsættes 10 % af budgettet til uforudsete udgifter og 5 % af indtægterne til indirekte omkostninger.
Et opdateret budget afleveres lige efter sidste tilmeldingsdato.
Økonomien skal føres over en foreningskonto
Dette sikrer, at alle transaktioner er gennemsigtige og kan dokumenteres.
Alle udgifter og gebyrer forbundet med kontoen eller betalingskortet hører under arrangementets regnskab.
Arrangørerne hæfter personligt for udokumenterede udgifter
Ved brug af foreningens bankkonto eller betalingskort hæfter arrangørerne personligt for udgifter, der ikke kan dokumenteres, jævnfør § 7, stk. 7 i vedtægterne.
Underskudsgarantien gælder kun, hvis det godkendte budget er overholdt. Skyldes underskuddet, at budgettet ikke er fulgt, bortfalder garantien.
Der skal foreligge en lejekontrakt for stedet
Vi anbefaler, at lejekontrakten underskrives af Einherjernes bestyrelse og ikke af arrangørgruppen alene.
Foreningen ønsker, at et arrangements økonomi går i nul. Forventes der overskud undervejs, opfordrer vi til at bruge det løbende på deltagere og frivillige. Et eventuelt overskud til sidst tilfalder foreningen.
Når scenariet er godkendt, har arrangørgruppen ret til at bruge foreningens ressourcer, så længe det koordineres med andre scenarier og den daglige drift.
Er du klar til at tage ansvaret?
Skriv til os, hvis du har spørgsmål eller vil høre mere om mulighederne for at skabe dit eget scenarie. Du behøver ikke have svar på alt, før du henvender dig.